Gestión del Estado del Usuario

La plataforma te permite una gestión dinámica del estado de tus usuarios, lo que es vital para controlar accesos y licencias.

Deshabilitar Usuarios: Cómo quitar el acceso y liberar un asiento

• Si un usuario ya no debe tener acceso a la plataforma (por ejemplo, ha dejado la empresa), puedes deshabilitarlo.

• Para ello, ve a la sección de "Usuarios", haz clic en el nombre de la persona y cambia su estado de "Activo" a "Desactivo".

• Importante: Deshabilitar un usuario libera un asiento de tu contrato. El contador de usuarios se actualizará, restando el usuario deshabilitado de tu total de licencias.

• Además, y esto es clave, los datos históricos de ese usuario no se pierden. Todos los resultados de los cursos completados, roleplays, quizzes y cualquier otra actividad realizada se mantienen registrados en el dashboard de analíticas. Esto permite seguir consultando sus estadísticas en informes grupales, incluso si el usuario ya no tiene acceso.

Periodo de Acceso: activo / inactivo

• Puedes gestionar de manera automática el estado activo/inactivo de un usuario en el momento que lo das de alta en la plataforma. Consultar más información aquí:

Periodo de AccesoDeshabilitar Usuarios: Cómo quitar el acceso y liberar un asiento

Recuerda: solo los usuarios en estado activo ocupan un asiento de licencia.

Eliminar Usuarios: Aviso de pérdida de datos

• Aunque es posible eliminar un usuario por completo, te aparecerá un aviso en rojo que te informará que esta acción implica la pérdida definitiva de los datos históricos de ese usuario.

• Por lo tanto, la recomendación general es deshabilitar los usuarios en lugar de eliminarlos, a menos que la política interna de tu organización o la protección de datos exijan el borrado total de la información (estamos consultando los detalles de las políticas de borrado de datos de Tauniqo).

Actualizar Datos: Cómo editar información o cambiar el rol de un usuario

• Podrás editar la información de un usuario en cualquier momento. Simplemente haz clic en su nombre en la lista de usuarios y modifica los campos que necesites, como añadir un segundo apellido, cambiar el correo electrónico o incluso cambiar su rol dentro de la plataforma (por ejemplo, de "User" a "Trainer" si ahora debe tener permisos de edición de cursos).

• La única información que no se podrá cambiar nunca es el nombre de usuario, ya que este permanece fijo de forma permanente.

Restablecer Contraseña

Si algún usuario olvida su contraseña, cualquier persona con rol de Manager, Trainer o Administrador puede restablecerla directamente desde el perfil del usuario. El propio usuario también puede hacerlo desde la página de inicio de sesión de la plataforma.

Si el usuario está deshabilitado/inactivo, primero debes reactivarlo. Un usuario deshabilitado no podrá iniciar sesión ni completar el restablecimiento de contraseña.

Mensaje de límite de licencias/asientos

Si al crear usuarios o asignarlos ves un mensaje de límite de licencias/asientos, normalmente significa que has alcanzado el máximo de usuarios activos incluidos en tu contrato.

• Revisa cuántos usuarios están Activos y deshabilita los que ya no deban acceder (esto libera un asiento).

• Si eres Admin y tu cuenta tiene subclientes activados, confirma que estás en el cliente correcto: Cambiar de cliente/entorno (subclientes).

• Si necesitas ampliar el límite, contacta con [email protected].